Qsystem DOC - Zarządzanie i nadzór nad dokumentami

Moduł obejmuje obieg dokumentów od zgłoszenia potrzeby opracowania dokumentu poprzez wyznaczenie właściciela dokumentu, zaopiniowanie przez opiniujących oraz zatwierdzenie i publikację przez pełnomocnika.  Moduł ten obejmuje:

Portal Intranetowy z dokumentami Systemu Zarządzania.

Pełnomocnik lub osoby upoważnione zarządzają strukturą portalu poprzez podział na grupy i podgrupy dokumentów.

Każdy wprowadzony do portalu dokument ma zestaw statusów pozwalających na określenie etapu prac, na jakim jest wprowadzany dokument.

Tryb opracowywania zatwierdzania i publikacji dokumentów obejmuje dwa obiegi:

Każdy użytkownik może zgłosić potrzebę opracowania lub zmiany dokumentu w systemie do właściciela dokumentu, który po akceptacji dokumentu pod względem merytorycznym przekazuje je pełnomocnikowi do akceptacji formalnej i publikacji w portalu.

Pełnomocnik i upoważnieni użytkownicy mają możliwość wprowadzania dokumentów do portalu bezpośrednio tzw. „szybką ścieżką”.

Dokumenty można przypisać do danego „pionu” i przez to uzyskać wykazy dokumentów obowiązujących w pionie lub komórce organizacyjnej.

Archiwum dokumentów

Dostępna jest funkcja archiwizacji dokumentów do archiwum dokumentów w portalu poprzez przeglądarkę internetową dokonywana przez Pełnomocnika i osoby upoważnione. Pełnomocnik i osoby upoważnione mają dostęp do archiwum poprzez przeglądarkę internetową.

Zarządzanie wersjami i zmianami dokumentów oraz przeglądy aktualności

System umożliwia zarządzanie wersjami dokumentów oraz rejestrowane są zmiany w dokumentach. W portalu udostępniana jest historia zmian dokumentów.  Osoby odpowiedzialne za dokument maja możliwości wprowadzania wyników przeglądów.